ما الجهة الوطنية التي تعنى بتوثيق الانظمة السعودية، بالرغم من أن المملكة العربية السعودية من أهم الدول العربية والإسلامية وأكبر الدول العربية في الخليج العربي، إلا أنها تضم العديد من المراكز والهيئات الوطنية التي تتعامل مع إدارة الدولة، فضلاً عن الأرشفة والتوثيق الوطنية. وتهتم بالتحدث عن أحد أهم المراكز الوطنية – المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وفى هذا المقال من خلال موقع الامل نيوز سوف نتحدث عن كافة القواعد والمواثيق فى المملكة العربية السعودية.
ما هي الجهة الوطنية المعنية بتوثيق قواعد المملكة العربية السعودية
- الهيئة الوطنية لتوثيق الأنظمة السعودية هي مركز التوثيق الوطني.
أنشئ هذا المركز بموجب المرسوم الملكي رقم م / 55 الصادر عن الملك في شهر شوال 23/1409، ويرتبط مركز السجلات والمحفوظات إدارياً برئيس الديوان الملكي ويعمل على إدارة الهيئة التي أنشأها، من خلال رسم خارطة طريق لسياسة المركز، وكذلك متابعة تنفيذها، مع ضرورة تقديم العديد من المقترحات حسب الحاجة للمضي قدماً لتحقيق أهداف هذا المركز.
المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
الغرض الرئيسي من إنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات هو إنشاء وتشغيل نظام مشترك ومتسق للوثائق والمحفوظات.
- إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد اعتمادها.
- إعداد دليل واحد عن تصنيف الوثائق والمحفوظات ودليل شامل عن الترميز للجهات الحكومية.
- تحصيل الوثائق والمحفوظات وفهرستها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها وفق نظام الوثائق والمحفوظات وضوابط تنفيذه وخطط التصنيف والترميز.
- الإشراف الفني ودعم أعمال الحفظ في أجهزة الدولة والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات.
- إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لتشغيل المركز وتنفيذها بعد الموافقة عليها، وكذلك توفير البيانات والمعلومات الخاصة بالوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفق أنظمة المركز.
- وضع الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والعقود وفقاً لنظام المحفوظات المستندية وأحكامه.
- تحقيق التنسيق والتكامل مع الجهات التي تتعامل مع الوثائق والمحفوظات في المملكة وتبادل الخبرات والمعلومات معها.
- تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الجهات المختصة على المستوى الدولي.
- العمل مع الجهات المختصة لإيجاد الكوادر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، واستخدام كافة الوسائل المؤدية إلى ذلك.
- الإشراف على إتلاف المحفوظات والمستندات المعرضة للإتلاف وفقاً للقواعد ذات الصلة.
مهام وخدمات المركز الوطني للتوثيق والمحفوظات
مركز السجلات والمحفوظات الوطني هو السلطة الوطنية لتوثيق اللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية، وقد وضع المركز لنفسه أهدافًا يجب العمل عليها باستمرار، ومنها
- القيام بأعمال ومهام لجان التوثيق الدائمة والتي تشمل مهامها ة المشاريع والخطط وتعيين أعضاء اللجان ومراقبة البيانات والتأكد من التنسيق والتكامل في العمل وغيرها.
- العمل على نقل الوثائق من أجهزة الدولة إلى المركز.
- العمل على توفير الوثائق من خلال توفير البيانات والمعلومات وفقا لأنظمة المركز.
- وكذلك العمل على إيداع الوثائق فور إصدارها مثل المراسيم وحقوق الملكية والتعليمات والتعاميم وقرارات مجلس الوزراء ومجلس الشورى والأنظمة المختلفة بالمملكة العربية السعودية وغيرها.
- اعمل على التوثيق التلقائي لمراعاة سرعة الوصول إلى أي مستند.
- طباعة ونشر الوثائق التي تتولاها دائرة التحرير والنشر.
- وأخيرا التعقيم والترميم.
المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
أما المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيكون من رئيس وعدد من الأعضاء هم
- رئيس الديوان الملكي رئيساً لمركز القوى.
- أمين عام مجلس الوزراء – عضوا.
- رئيس لجنة الخبراء التابعة لمجلس الوزراء – عضوا.
- مدير عام المركز عضوا.
- أمين عام إدارة الملك عبدالعزيز – عضواً.
- أمين عام مكتبة الملك عبدالعزيز العامة عضواً.
- أمين عام مكتبة الملك فهد الوطنية – عضوا.
- نائب مدير عام معهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات – عضواً.
- وبالمثل، يتم انتخاب ثلاثة متخصصين في الوثائق من أعضاء هيئة التدريس بالجامعات لمدة ثلاث سنوات.
الهيئة الوطنية لتوثيق الأنظمة السعودية هي المركز الوطني للتسجيلات والمحفوظات. مقال يحدد هوية المركز الوطني للتوثيق والأرشيف وبيان بالمهام والخدمات التي يقدمها المركز، بالإضافة إلى شرح كيفية تشكيل سلطة المركز.